Sistema de gestão para agência: o que precisa ter e quanto custa a pilha de ferramentas
Um sistema de gestão para agência precisa ligar o contrato do cliente à peça, à aprovação e à fatura. Sem essa ligação, o extra sai de graça e a aprovação se perde. Em 2026, a pilha comum de uma agência de 10 pessoas passa de R$ 1.300 por mês, em quatro ferramentas.
O que um sistema de gestão para agência precisa ter?
Precisa cobrir o caminho do job inteiro: o cliente com o contrato, a pauta, a produção, a aprovação e a fatura. Cada etapa precisa saber o que aconteceu na anterior.
A tabela serve de roteiro para a conversa com qualquer fornecedor:
| Função | Por que importa | Pergunta para o fornecedor |
|---|---|---|
| Cliente com contrato e volume | O fee cobre um volume; o resto é extra | "O sistema mostra quanto do volume do mês já foi usado?" |
| Calendário de todos os clientes | A equipe planeja a semana numa tela só | "Vejo todas as marcas no mesmo calendário?" |
| Tela por peça, com versões | Texto, arte e aprovação da mesma peça juntos | "A aprovação fica ligada à versão aprovada?" |
| Produção por etapa | Pauta, texto, arte e revisão com dono e prazo | "Cada etapa tem responsável e prazo?" |
| Aprovação do cliente sem login | O cliente aprova pelo celular, sem criar conta | "O cliente aprova por link, sem senha?" |
| Ajuste com comentário | O pedido de ajuste chega na peça certa | "O ajuste fica registrado por tipo e por rodada?" |
| Pedido fora do escopo | O extra vira item da fatura, com decisão | "O pedido extra tem registro e valor?" |
| Fatura e nota | O fee e os extras viram cobrança com NFS-e | "A fatura sai com os extras do mês?" |
| Exportação e API | O dado da agência sai quando ela quiser | "Como exporto tudo? Há API documentada?" |
A linha do pedido fora do escopo é a mais rara. Segundo o Censo Agências 2024, da Operand, mais de 30% das agências não conseguem cobrar a alteração fora do escopo. Veja como cobrar a alteração fora do escopo.
Quanto custa a pilha de ferramentas de uma agência em 2026?
Uma agência de 10 pessoas e 8 marcas gasta de R$ 1.350 a R$ 1.400 por mês na pilha comum de quatro ferramentas, sem implantação. Os preços abaixo foram lidos nas páginas oficiais.
| Ferramenta | Função | Preço publicado |
|---|---|---|
| Operand | Gestão de agência | R$ 57 por usuário no anual; R$ 70 no mensal, mínimo de 3 (lido em 26/10/2026) |
| Runrun.it | Tarefas e horas | R$ 61 a R$ 112 por usuário, só anual, mínimo de 5; consultoria obrigatória de R$ 1.000 ou R$ 2.000 (lido em 26/10/2026) |
| mLabs | Agendamento e aprovação de posts | R$ 29,90 por marca por mês (blog do mLabs, 25/07/2025) |
| Reportei | Relatório de mídia | R$ 74,90 a R$ 199,90 por mês, pacote de até 5 projetos (lido em 26/10/2026) |
| Conta Azul | Financeiro e nota | R$ 349,90 por mês (até R$ 360 mil por ano) ou R$ 439,90 (até R$ 1,5 milhão), no anual (lido em 26/10/2026) |
A conta de exemplo soma uma pilha para 10 pessoas, 8 marcas e faturamento entre R$ 360 mil e R$ 1,5 milhão por ano:
| Pilha (exemplo) | Com Operand | Com Runrun.it Business |
|---|---|---|
| Gestão de jobs (10 usuários) | R$ 570,00 | R$ 610,00 |
| mLabs (8 marcas) | R$ 239,20 | R$ 239,20 |
| Reportei Pro | R$ 109,90 | R$ 109,90 |
| Conta Azul Avançado | R$ 439,90 | R$ 439,90 |
| Total por mês | R$ 1.359,00 | R$ 1.399,00 |
| Implantação | Opcional, sem preço publicado | R$ 1.000 ou R$ 2.000 |
Dois avisos sobre a conta. O mLabs dá desconto a partir de 5 marcas, e o valor real pode ser menor. O Reportei Pro cobre até 5 projetos, e o preço para 8 sai no seletor da página.
O custo maior não está na tabela. Está no que cai entre as ferramentas. O extra combinado no WhatsApp não chega ao financeiro. A aprovação do agendador não volta ao job.
Gestão de projetos genérica ou sistema de agência?
Gestão de projetos genérica organiza tarefas. Sistema de agência organiza o cliente: contrato, volume, peça, aprovação e fatura. A diferença aparece no fim do mês.
Trello, ClickUp e monday são boas ferramentas de quadro. A equipe vê o que está em produção e quem está com cada tarefa. Mas o quadro não sabe que a Lumi tem 12 posts por mês e já usou 14.
Na prática, a agência que usa só o quadro soma três peças:
- uma planilha com o fee e o volume de cada cliente;
- uma pasta com as artes e as versões;
- o financeiro, que recebe o fee sem os extras.
Se a sua agência tem poucos clientes e nenhum extra, o quadro genérico basta. Quando a carteira cresce, a conta do extra e da aprovação começa a não fechar.
Onde o dado da agência fica preso?
O dado fica preso na ferramenta que não exporta nem conversa com as outras. Antes de assinar, pergunte como o dado sai.
Três perguntas resolvem a maior parte:
- Há exportação completa? Clientes, contratos, peças, versões, aprovações e comentários. O Operand, por exemplo, informa backup diário da conta, em HTML navegável.
- Há API documentada? Com ela, a fatura do mês pode ler os extras aprovados sem ninguém copiar.
- A aprovação volta para o job? Se o cliente aprova numa ferramenta e o job vive em outra, alguém copia a decisão à mão.
A aprovação é o ponto mais sensível. É ali que fica a prova de que o cliente viu e aceitou a peça. Veja como montar o fluxo de aprovação de posts.
Como trocar o sistema da agência sem perder o histórico?
Exporte antes de assinar, migre primeiro o que vence nas próximas semanas e rode os dois sistemas em paralelo por um mês.
O passo a passo:
- Inventário. Liste clientes, contratos, peças em andamento, calendário futuro e o que mora fora do sistema: planilhas, pastas, grupos de WhatsApp.
- Exportação de teste. Peça a exportação completa ao fornecedor atual e abra o arquivo. Confira uma amostra de cinco clientes.
- Contratos primeiro. Cadastre fee, volume e regra de extra de cada cliente no sistema novo.
- Calendário futuro. Migre as peças das próximas quatro semanas, com a versão atual e o status da aprovação.
- Mês em paralelo. O sistema antigo fica só para consulta. Tudo o que é novo nasce no novo.
- Conferência e corte. Feche a primeira fatura no sistema novo e compare com o mês anterior. Só depois cancele o antigo.
Não migre o histórico inteiro de peças publicadas, se ele não tiver uso. Guarde a exportação num lugar seguro e leve só o que a operação consulta.
A IA ajuda na gestão da agência?
Ajuda quando trabalha sobre o dado da operação, não só no texto do post. Segundo o Cetic.br, na TIC Empresas 2025, 49% das empresas de informação e comunicação usam IA. É a maior taxa entre os setores.
A maior parte desse uso está no conteúdo: legenda, ideia de pauta, resumo de relatório. A pergunta que pesa na gestão é outra: "o que está parado e por quê?".
Para responder, a IA precisa ler o contrato, a peça, a aprovação e o extra no mesmo lugar. Com a pilha espalhada, ela só vê um pedaço. E a ação, como lançar um extra na fatura, precisa da liberação de uma pessoa.
Como o CERNE resolve
O CERNE vira o sistema da agência, do contrato à fatura, ou convive com o que já funciona.
- Do contrato à fatura no mesmo sistema. Clientes e contratos, calendário, tela da peça, produção por etapa, aprovação pelo celular e faturamento com NFS-e.
- Pedido extra com decisão. O atendimento registra, o CERNE confere o volume do mês e propõe o valor. A pessoa decide, e o extra cobrado entra na fatura.
- Migração com a nossa equipe. Já usa Trello, ClickUp ou monday? A nossa equipe traz os quadros na implantação, e o agendador de posts continua onde está.
- Financeiro onde já está. A fatura e a nota saem do CERNE ou seguem para o Conta Azul.
- Assistente de IA. A gestão pergunta o que está parado e por quê, e recebe a resposta com o dado da agência. Qualquer lançamento espera a liberação de uma pessoa.
O pacote de agências vem do Pepê, o sistema que a nossa equipe usa para planejar, produzir e aprovar o conteúdo dos clientes. Veja os módulos na página de agências e o caminho da primeira marca à carteira inteira.
Comece pelo diagnóstico
A pilha deste texto é um exemplo. A da sua agência tem as suas ferramentas e os seus contratos. Comece pelo diagnóstico da sua operação: a nossa equipe mapeia onde o dado se perde e monta o plano de troca com você. Agende o diagnóstico.
Perguntas frequentes
- Qual o melhor sistema de gestão para agência de marketing?
- O que liga o contrato do cliente à peça, à aprovação e à fatura. Gestão de projetos genérica organiza tarefas, mas não sabe o volume do contrato nem o extra do mês. Compare pelo fluxo da sua agência, não pela lista de funções.
- Quanto custa um sistema para agência de comunicação?
- Os sistemas de agência cobram por usuário. Em outubro de 2026, o Operand custava R$ 57 por usuário no plano anual. O Runrun.it custava de R$ 61 a R$ 112, só no anual, com consultoria obrigatória de R$ 1.000 ou R$ 2.000.
- Trello ou ClickUp servem como sistema de agência?
- Servem para organizar a produção. Eles não guardam o fee, o volume do mês, a aprovação do cliente com versão nem a fatura com os extras. A agência acaba somando planilha, pasta e sistema financeiro.
- Como trocar o sistema da agência sem perder dados?
- Exporte clientes, contratos, peças em andamento e calendário futuro antes de assinar o novo sistema. Migre primeiro o que vence nas próximas semanas, rode os dois sistemas em paralelo e só cancele o antigo depois de conferir uma amostra.
- Vale a pena usar IA na gestão da agência?
- Vale quando a IA trabalha sobre o dado da operação: o que está parado, quem espera aprovação, quanto saiu do escopo. Segundo o Cetic.br, 49% das empresas de informação e comunicação já usam IA, a maior taxa entre os setores.
Fontes
- Operand, planos, lido em 26/10/2026
- Runrun.it, planos e preços, lido em 26/10/2026
- mLabs, planos e preços, blog, 25/07/2025
- Reportei, planos e preços, lido em 26/10/2026
- Conta Azul, planos, lido em 26/10/2026
- Mundo do Marketing, Censo Agências 2024 da Operand, 29/04/2025
- Cetic.br, TIC Empresas 2025, lançamento