O que fazer quando o cliente não manda o extrato para a contabilidade?

Registre a cobrança com data e canal, avise o que fica pendente no fechamento e leve o histórico para a conversa. A Resolução CFC 1.590/2020 pede contrato escrito com as responsabilidades das partes, e é nele que o prazo do cliente deve estar.

O contrato contábil precisa ter prazo de entrega de documentos?

A Resolução CFC 1.590/2020 não fixa prazo, mas exige contrato escrito com os serviços, as responsabilidades das partes e os serviços que o próprio cliente executa (art. 2º). O prazo de entrega de documentos cabe nas responsabilidades do cliente.

Posso cobrar documentos do cliente pelo WhatsApp?

Pode, com o aceite do cliente. A política do WhatsApp Business, atualizada em 23/09/2026, exige que a pessoa tenha dado o número e aceitado receber mensagens. Registre esse aceite no cadastro do cliente.

Quais documentos o cliente deve mandar para a contabilidade todo mês?

Em geral: extratos de todas as contas, notas de entrada e de saída, comprovantes de pagamento, contratos novos e a movimentação da folha. A lista muda por regime e atividade, e o escritório deve mandá-la por cliente.

Cobrança de documentos na contabilidade: como fechar o mês sem cobrar o cliente três vezes

Por Igor Costa · 26 de outubro de 2026 · 6 min de leitura

Para cobrar documentos do cliente contábil, escreva no contrato o que ele manda e até quando. Mande a lista no primeiro dia útil, repita o lembrete só para quem falta e confirme cada recebimento. No dia combinado, o gerente vê os clientes que travam o fechamento e assume a conversa.

Por que o fechamento do mês atrasa por causa do cliente?

O fechamento atrasa porque a competência só fecha quando chega o último documento. E o escritório nem sempre sabe qual documento falta, de qual cliente.

Nos fóruns do Contábeis, o relato se repete: o cliente tem data fixa e mesmo assim não manda o extrato, as notas ou os comprovantes. O analista cobra pelo WhatsApp, depois por e-mail, depois por telefone. Cada cobrança fica num canal, e ninguém vê a soma.

O custo não aparece no honorário. No estudo do Sescon-SP com a Omie, publicado pela Fenacon em 15 de outubro de 2026, 73% dos 314 escritórios cobram mensalidade fixa. O cliente que exige cinco cobranças paga o mesmo que o cliente que manda tudo no dia 2.

O caminho tem quatro partes: o prazo escrito, a lista por cliente, a régua de lembretes e o registro do que chegou.

O que o contrato precisa dizer sobre a entrega de documentos?

O contrato precisa dizer o que o cliente manda, até que dia e o que acontece quando ele atrasa. Sem isso, a cobrança vira favor, e o atraso vira culpa do escritório.

A Resolução CFC 1.590/2020 exige contrato escrito de prestação de serviços contábeis (art. 1º). O art. 2º lista o conteúdo mínimo. Três itens servem à cobrança de documentos:

Responsabilidades das partes (alínea h): é onde entra o prazo de entrega do cliente.
Serviços que o próprio cliente executa (alínea c): por exemplo, baixar o extrato e guardar os comprovantes.
Previsão de aditivos (alínea i): é a base para cobrar o trabalho extra do cliente que atrasa sempre.

A norma não fixa o prazo. Ele é do escritório. Este é um exemplo de cláusula para adaptar com o seu jurídico:

O cliente envia os documentos da competência até o 5º dia útil do mês seguinte.
O escritório envia a lista de documentos por cliente no 1º dia útil.
O documento entregue depois do prazo entra no fechamento seguinte, ou é tratado como serviço extra, conforme a tabela de honorários.
O escritório confirma cada recebimento por escrito.

O item 4 protege os dois lados. Com a confirmação, ninguém discute depois se o extrato chegou.

Como montar a régua de cobrança de documentos?

A régua é a sequência de lembretes, com dia, canal e texto definidos. Ela sai na data certa para todos e repete só para quem ainda deve.

Este é um exemplo de régua para um escritório com 48 clientes e prazo no 5º dia útil:

Dia útil	O que acontece	Quem recebe	Exemplo de volume
1º	Lista de documentos da competência, com link para enviar	Todos os clientes	48 mensagens
3º	Lembrete com o que ainda falta, item a item	Quem não mandou tudo	9 clientes
5º	Último aviso: o que falta entra no fechamento seguinte	Quem ainda deve	4 clientes
6º	O gerente vê quem trava a competência e assume a conversa	Gerente	4 clientes

Três regras fazem a régua funcionar:

A lista é por cliente. O cliente do Simples com uma conta não recebe o pedido do cliente do Presumido com três bancos.
O lembrete diz o que falta. "Falta o extrato do Itaú de outubro" funciona melhor que "Faltam documentos".
Quem já mandou sai da régua. Lembrete para quem já cumpriu irrita o cliente bom.

Essa lógica não é novidade. Segundo o whitepaper da Thomson Reuters sobre o Gestta, a cobrança automática de documentos com regras faz parte do produto. A diferença está em onde a resposta do cliente vai parar.

Como saber o que já chegou e o que falta?

Cada documento recebido precisa baixar a pendência daquele cliente, naquela competência. Se a baixa depende de alguém lembrar, a lista do 3º dia sai errada.

O ponto fraco costuma ser o WhatsApp. O cliente manda o PDF na conversa, e alguém abre, baixa, renomeia e arquiva à mão. Enquanto isso, o lembrete do 3º dia sai para quem já mandou.

Um quadro simples resolve a maior parte. Um cartão por cliente e competência, com a lista de documentos e o status de cada um:

Documento (exemplo)	Status	Recebido em	Por onde
Extrato Itaú, outubro	Recebido	03/11	WhatsApp
Extrato Nubank, outubro	Falta	—	—
Notas de entrada	Recebido	04/11	Link de envio
Comprovante do aluguel	Falta	—	—

Com o cartão, o lembrete sai com o que falta de verdade. O gerente filtra os cartões abertos no 6º dia útil e vê a fila da competência.

Guarde também o aceite do cliente para receber mensagens. A política do WhatsApp Business, atualizada em 23 de setembro de 2026, exige que a pessoa tenha dado o número e aceitado receber mensagens.

O que fazer com o cliente que atrasa todo mês?

Meça antes de conversar. Conte as cobranças de cada cliente no mês e leve o número para a reunião. Com o histórico, a conversa sai do "vocês sempre atrasam" e vai para o fato.

Três saídas, da mais leve à mais firme:

Ajudar o cliente a cumprir. Mostre como baixar o extrato no app do banco ou peça o acesso de leitura ao extrato.
Mudar o prazo. Se o cliente fecha o caixa no dia 8, um prazo no 5º dia útil não funciona para ele.
Cobrar o extra. O documento atrasado gera retrabalho. Com o aditivo previsto no contrato, ele entra na tabela de honorários.

Para a reforma tributária, a lógica é a mesma: o que o cliente precisa mandar vira item no cartão dele. Veja o trabalho que a reforma traz para o escritório e como levá-lo ao honorário.

Como o CERNE resolve

O CERNE trabalha ao lado do sistema contábil. A escrituração continua nele. O CERNE organiza a cobrança, o recebimento e o fechamento de cada cliente.

Quadro de fechamento. Um cartão por cliente e competência, com a lista de documentos e uma tarefa por departamento.
Cobrança pelo WhatsApp. No 1º dia útil, a lista sai pelo WhatsApp na regra do escritório. O lembrete repete só para quem falta, com o item que falta.
Portal sem login. O cliente manda o documento e baixa a guia por um link, sem criar senha.
Leitura do anexo. O cliente manda o extrato na conversa. A IA reconhece o documento, o banco e o mês e propõe a baixa da pendência. Uma pessoa confirma, e o cliente recebe o aviso de recebido.
Quem trava a competência. No dia combinado, o gerente vê os clientes que faltam e assume a conversa. O assistente de IA responde "quais fechamentos de outubro estão em risco e por quê?".

O pacote de BPO e contabilidade começa pelo diagnóstico do seu escritório e usa módulos que já rodam em clientes do CERNE: o quadro com dono e prazo e a aprovação antes de qualquer envio. Veja o fluxo da cobrança na página de BPO e contabilidade e os cartões de cada função.

Comece pelo diagnóstico

A régua deste texto é um exemplo. A do seu escritório depende da sua carteira e do seu contrato. Comece pelo diagnóstico da sua operação: a nossa equipe levanta onde o fechamento trava e monta a régua de cobrança com você. Agende o diagnóstico.

Perguntas frequentes

Como cobrar documentos dos clientes da contabilidade?: Combine no contrato o que o cliente manda e até quando. Mande uma lista por cliente no primeiro dia útil, repita o lembrete só para quem falta e confirme cada documento recebido. No fim do prazo, o gerente vê quem trava a competência.
O que fazer quando o cliente não manda o extrato para a contabilidade?: Registre a cobrança com data e canal, avise o que fica pendente no fechamento e leve o histórico para a conversa. A Resolução CFC 1.590/2020 pede contrato escrito com as responsabilidades das partes, e é nele que o prazo do cliente deve estar.
O contrato contábil precisa ter prazo de entrega de documentos?: A Resolução CFC 1.590/2020 não fixa prazo, mas exige contrato escrito com os serviços, as responsabilidades das partes e os serviços que o próprio cliente executa (art. 2º). O prazo de entrega de documentos cabe nas responsabilidades do cliente.
Posso cobrar documentos do cliente pelo WhatsApp?: Pode, com o aceite do cliente. A política do WhatsApp Business, atualizada em 23/09/2026, exige que a pessoa tenha dado o número e aceitado receber mensagens. Registre esse aceite no cadastro do cliente.
Quais documentos o cliente deve mandar para a contabilidade todo mês?: Em geral: extratos de todas as contas, notas de entrada e de saída, comprovantes de pagamento, contratos novos e a movimentação da folha. A lista muda por regime e atividade, e o escritório deve mandá-la por cliente.

O CERNE para BPO e contabilidade. Carteira de clientes, obrigações com dono, documentos pelo WhatsApp, conciliação e nota fiscal no mesmo sistema, ao lado do seu sistema contábil. A IA trabalha dentro da operação, e uma equipe acompanha a sua gestão. Veja como funciona ou comece pelo diagnóstico da sua operação.

Fontes

Igor Costa · Sócio da IF Soluções. Conduz o diagnóstico e a digitalização dos processos dos clientes do CERNE, com mais de 10 anos em comunicação e auditoria de processos.