Como trocar o sistema da clínica sem perder o prontuário

Por Victor Ferreira · 26 de outubro de 2026 · 7 min de leitura

Para trocar o sistema da clínica sem perder o prontuário, exporte tudo antes de assinar com o novo fornecedor e confira uma amostra. Guarde o arquivo exportado pelo prazo que a sua profissão exige. Rode os dois sistemas em paralelo até a agenda futura e as evoluções baterem.

De quem são os dados quando a clínica troca de sistema?

Os dados são da clínica e dos pacientes, não do fornecedor. Pela LGPD, a clínica é a controladora, ou seja, quem decide sobre o tratamento dos dados (art. 5º, VI). O fornecedor do sistema é o operador, que trata os dados em nome da clínica (art. 5º, VII).

Isso tem três consequências práticas.

• O operador segue a clínica. O art. 39 manda o operador tratar os dados segundo as instruções do controlador. Pedir a exportação completa é uma instrução.
• O dado é sensível. Dado de saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II) e só pode ser tratado nas hipóteses do art. 11. A troca precisa de cuidado com quem baixa, guarda e envia o arquivo.
• O paciente tem acesso. O prontuário de fisioterapia pertence ao paciente e deve ficar à disposição dele (COFFITO 414/2012, art. 4º). Na psicologia, o usuário tem acesso integral ao que foi registrado (CFP 001/2009, art. 5º, II).

A clínica que perde o acesso ao sistema antigo continua responsável pela guarda. Por isso, a exportação entra no contrato do sistema novo e também no encerramento do antigo.

A troca é o caso comum, não o raro. Segundo a TIC Saúde 2025 do Cetic.br, 92% dos estabelecimentos de saúde já usam sistema eletrônico para registrar informações dos pacientes. Para a maioria dos estabelecimentos, escolher sistema hoje é trocar de sistema.

Quanto tempo a clínica precisa guardar o prontuário?

Pelo menos 5 anos do último registro na fisioterapia e na psicologia. A lei de 2018 fala em 20 anos para o prontuário digitalizado ou eletrônico, e a odontologia pede guarda permanente do eletrônico. Na dúvida, guarde pelo prazo maior.

Nutrição, biomedicina estética e enfermagem têm normas próprias, que este texto não cobre. Confira no conselho da sua profissão.

O prazo muda a troca. A clínica precisa guardar o arquivo exportado num lugar seguro, e não só o sistema novo. Se o sistema novo não importar algum dado, o arquivo antigo cobre a guarda.

O que pedir ao sistema atual antes de assinar com o novo?

Peça a exportação completa por escrito, com formato, prazo e lista do que vem. Depois, abra o arquivo e confira cinco pacientes conhecidos, do cadastro ao último anexo.

Há fornecedores que publicam o caminho. A central de ajuda do iClinic descreve a exportação em CSV ou XLS de pacientes, prontuários, agenda e financeiro, feita só pelo administrador. A do Clínica nas Nuvens descreve um CSV com todos os dados, em até 1 dia, e o prontuário em PDF por paciente.

Nenhum dos dois artigos diz se os anexos entram no arquivo. Esse é o ponto para perguntar por escrito, em qualquer sistema.

Como fazer a troca em cinco etapas sem parar a agenda?

Comece pela agenda futura, mantenha o sistema antigo só para consulta por algumas semanas e cancele depois da conferência. A ordem garante que a recepção saiba, desde o primeiro dia, quem vem amanhã.

1. Inventário. Liste profissionais, salas, serviços, pacotes, modelos de avaliação e integrações (WhatsApp, Pix, nota fiscal). O que não está na lista some na troca.
2. Exportação de teste. Peça uma exportação completa antes de fechar o contrato novo. Importe no sistema novo e confira cinco pacientes.
3. Agenda futura primeiro. Migre os agendamentos dos próximos 60 dias e os pacotes com saldo. A recepção passa a marcar só no sistema novo a partir de uma data combinada.
4. Período paralelo. O sistema antigo fica aberto só para leitura, enquanto o novo recebe as evoluções. Feche esse período quando as consultas ao antigo pararem.
5. Conferência e guarda. Compare a contagem de pacientes, sessões e anexos nos dois lados. Guarde o arquivo exportado, com acesso restrito, pelo prazo da sua profissão.

Treine os profissionais no modelo de evolução novo antes do primeiro dia. Ele muda a rotina de quem escreve no prontuário todo dia.

Como escolher o sistema novo para não passar por isso de novo?

Escolha pelo que acontece na saída, e não só na entrada. Um sistema bom de usar e difícil de deixar repete o problema na próxima troca.

• Exportação pelo próprio painel. A clínica baixa tudo sem abrir chamado, em formato aberto, quando quiser.
• Anexos incluídos. Exames, fotos e termos saem com o resto, ligados ao paciente.
• Registro de acesso. Cada acesso ao prontuário e aos anexos fica gravado, com usuário, data e hora.
• Papéis por função. A recepção vê a agenda, e o profissional vê o prontuário dos próprios pacientes.
• Prontuário certo para a sua profissão. Na odontologia (CFO 91/2009) e na medicina (CFM 1.821/2007), dispensar o papel exige sistema que atenda aos requisitos NGS2, com assinatura digital ICP-Brasil. Confirme isso antes de assinar.
• API ou integração documentada. Se o sistema conversa com outros, a clínica não fica presa a um só fornecedor.
• Contrato com a saída escrita. Formato, prazo e custo da exportação no encerramento, antes de assinar.

Como o CERNE resolve

O CERNE vira o sistema da clínica, ou organiza os fluxos por cima do sistema que ela já usa. Nos dois casos, os dados continuam da clínica, com exportação completa.

• Prontuário para as profissões sem prontuário médico. Avaliação, sessões, escala de dor, plano de tratamento e anexos ficam numa linha do tempo do paciente. A ficha assinada fica travada.
• Acesso registrado. Cada profissional vê o que o papel dele permite, e cada acesso ao prontuário e aos anexos fica na trilha de auditoria.
• Exportação completa. A clínica exporta o prontuário e os demais dados quando quiser, sem depender de chamado.
• Integração por cima. Para quem usa Feegow, Ninsaúde ou ProDoctor, que oferecem API, o CERNE integra a agenda e os pacientes. Se a clínica quiser trocar, a nossa equipe faz a troca acompanhada, nas cinco etapas acima.
• Prontuário regulado fica no sistema certificado. O CERNE não substitui o prontuário médico nem o odontológico sem papel, que pedem os requisitos NGS2 e assinatura ICP-Brasil. Nesses casos, ele integra o sistema que a clínica já usa.

O pacote de saúde do CERNE nasceu na operação da Avittá Fisioterapia, com agenda, prontuário, portal do paciente e financeiro num lugar só. Veja os fluxos na página de saúde e bem-estar e os cartões de cada função.

Comece pelo diagnóstico

A lista deste texto serve para qualquer troca. A da sua clínica depende do sistema atual e do contrato. Comece pelo diagnóstico da sua operação: a nossa equipe lê a exportação do seu sistema e monta o plano da troca com você. Agende o diagnóstico.

Perguntas frequentes

De quem são os dados do prontuário no sistema da clínica?

Pela LGPD, a clínica é a controladora: é ela quem decide sobre o tratamento dos dados. O fornecedor do sistema é operador e trata os dados segundo as instruções da clínica (art. 39). O paciente tem direito de acesso ao próprio prontuário, pelas normas do COFFITO e do CFP.

Como exportar o prontuário do sistema antigo?

Peça ao fornecedor a exportação completa por escrito: pacientes, agenda futura, evoluções, avaliações, anexos e financeiro. Exija formato aberto, como CSV para dados e PDF por paciente para leitura, e confira uma amostra antes de cancelar o contrato.

Quanto tempo a clínica de fisioterapia ou psicologia precisa guardar o prontuário?

O COFFITO (Resolução 414/2012) e o CFP (Resolução 001/2009) pedem no mínimo 5 anos do último registro. A Lei 13.787/2018 fixa 20 anos para prontuário de paciente digitalizado ou eletrônico. Na dúvida, guarde pelo prazo maior.

Prontuário eletrônico de odontologia precisa de certificação?

Para dispensar o papel, sim. A Resolução CFO 91/2009 exige sistema que atenda ao nível NGS2 do manual CFM/SBIS, com assinatura digital ICP-Brasil. O prontuário eletrônico tem guarda permanente, e o de papel, 10 anos.

Quanto tempo leva para trocar o sistema da clínica?

Depende do volume e do formato da exportação. Uma troca planejada passa por inventário, exportação de teste, migração da agenda futura, período paralelo e conferência por amostra. Planeje algumas semanas de período paralelo, com o sistema antigo só para consulta.

Fontes

1. Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018
2. Lei 13.787/2018, digitalização e guarda do prontuário
3. COFFITO, Resolução 414/2012
4. CFP, Resolução 001/2009, via CRP-SP
5. CFO, Resolução 91/2009
6. CFM, Resolução 1.821/2007
7. Cetic.br, TIC Saúde 2025, resumo executivo, maio de 2026
8. iClinic, Como exportar seus dados, central de ajuda, 15/09/2021
9. Clínica nas Nuvens, Como solicitar exportação de dados, central de ajuda, 08/09/2025