Sistema para escola de cursos livres: o que precisa ter para turma, mensalidade e professor
Um sistema para escola de cursos livres precisa juntar a matrícula com vaga contada, a chamada, a mensalidade recorrente e o repasse do professor. Também precisa da NFS-e no mesmo cadastro. Se a escola vende workshop ou aula online, essas vendas entram no mesmo sistema. O resto é planilha e WhatsApp.
O que um sistema para escola de cursos livres precisa ter?
Precisa cobrir o caminho do aluno, da matrícula ao certificado, e o caminho do dinheiro, da mensalidade ao repasse. A tabela é o roteiro para a demonstração do fornecedor.
| Função | Por que importa | Pergunte na demonstração |
|---|---|---|
| Turma com limite de vagas | A matrícula conta a vaga, e a turma lotada não aceita a 11ª pessoa | A vaga é contada na matrícula ou no pagamento? |
| Aulas geradas pela turma | O calendário do mês sai sozinho, com feriado e reposição | Como fica a aula remarcada? |
| Chamada pelo celular | A presença vira dado, e a falta repetida vira alerta | O professor faz a chamada sem acesso ao financeiro? |
| Mensalidade recorrente | A cobrança sai todo mês sem a secretaria mandar link | Aceita cartão recorrente e Pix Automático? |
| Inadimplência com régua | O atraso vira lembrete, depois tarefa com dono | Quem é avisado no 3º dia de atraso? |
| Comissão e repasse do professor | O repasse fecha com o que foi pago, não com o que foi cobrado | O estorno desconta a comissão sozinho? |
| Workshop e evento avulso | A escola vende aula aberta e workshop sem outra plataforma | Tem lote, ingresso com QR e fila de espera? |
| Aula online com acesso por prazo | O curso gravado fica com o aluno da escola | O acesso vence sozinho? |
| Certificado | O aluno que concluiu recebe o certificado com código | Dá para conferir o código de fora? |
| NFS-e | A nota sai do pagamento confirmado | Emite no padrão nacional da sua cidade? |
| Saída dos dados | A escola não fica presa ao fornecedor | Exporta tudo? Tem API? |
Os sistemas de gestão escolar costumam cobrir bem a matrícula e a mensalidade. As plataformas de ingresso cobrem o workshop, e as de curso, a aula gravada. O problema da escola livre é que ela faz as três coisas.
Mensalidade: link, boleto, cartão recorrente ou Pix Automático?
O cartão recorrente e o Pix Automático cobram sozinhos. O link e o boleto dependem de o aluno pagar todo mês.
| Forma de cobrança | Como funciona | Quem age todo mês | Ponto de atenção |
|---|---|---|---|
| Link ou Pix avulso | A escola manda o link no vencimento | O aluno, todo mês | Esquecimento vira atraso |
| Boleto | A escola emite, o aluno paga | O aluno, todo mês | No Asaas, R$ 1,99 por boleto pago |
| Cartão recorrente | O aluno cadastra o cartão uma vez | Ninguém | Cartão vencido ou recusado precisa de régua |
| Pix Automático | O aluno autoriza uma vez no app do banco | Ninguém | O aluno define o valor máximo e pode cancelar |
O Pix Automático começou em 16 de junho de 2025. O aluno autoriza no aplicativo do próprio banco e define regras como o valor máximo. A gestão e o cancelamento ficam no app do banco.
Para a escola, isso muda a conversa com o aluno. Em vez de cobrar todo mês, a secretaria só trata a exceção: o cartão recusado, a autorização cancelada, o aluno que trancou.
Antes de escolher, confira o custo de cada forma no seu meio de pagamento. No Asaas, as taxas padrão lidas em outubro de 2026 são R$ 1,99 por Pix ou boleto. No cartão à vista, 2,99% mais R$ 0,49.
Como pagar o professor por comissão sem planilha?
Fazendo a comissão nascer do pagamento, e não da lista de alunos. Assim, o repasse fecha com o dinheiro que entrou.
A tabela mostra um exemplo: turma de tear com 9 alunos a R$ 320 e comissão de 40% para a professora.
| Situação no mês (exemplo) | Valor | Comissão de 40% |
|---|---|---|
| 9 mensalidades cobradas | R$ 2.880 | — |
| 8 mensalidades pagas | R$ 2.560 | R$ 1.024 |
| 1 pagamento estornado | − R$ 320 | − R$ 128 |
| Repasse do mês | R$ 2.240 recebidos | R$ 896 |
Se a comissão fosse calculada sobre as 9 mensalidades cobradas, a escola pagaria R$ 1.152, ou R$ 256 a mais. Num ano, com quatro turmas assim, o erro passa de R$ 12 mil.
Três regras evitam a discussão no fim do mês:
- A comissão nasce com o pagamento confirmado. Mensalidade em atraso não gera comissão até ser paga.
- O estorno desconta a comissão. Se o aluno contesta no cartão, a comissão daquele pagamento cai.
- O professor vê o próprio extrato. Ele confere as aulas, os alunos e o valor. Não vê o financeiro da escola.
Aula online: plataforma de curso ou o mesmo sistema da escola?
Depende de quem compra. Se o comprador é um desconhecido que chegou pela vitrine da plataforma, a taxa paga a vitrine. Se é o aluno da escola, a taxa paga só a entrega.
A Hotmart cobra 9,9% mais um valor fixo por venda aprovada, na faixa de até R$ 99.999 por ano. O recebimento padrão é em 30 dias. A antecipação em 2 dias custa 3,59%, segundo a página de taxas lida em outubro de 2026.
A nota da venda continua com a escola. A Kiwify, por exemplo, orienta o produtor a emitir a nota pelo valor cheio pago pelo comprador. A comissão da plataforma é despesa da escola e não sai da nota.
Com a aula online no mesmo sistema da turma, três coisas melhoram:
- o aluno da turma ganha acesso à aula gravada sem outro login;
- o acesso vence no prazo do curso, sem conferência à mão;
- a venda, a nota e o repasse do professor do curso ficam no mesmo extrato.
Quais cuidados com os dados dos alunos?
Dois cuidados pesam mais na escola livre: o dado de aluno menor de idade e a saída dos dados quando você trocar de sistema.
- Aluno menor de idade. Pelo art. 14 da LGPD, o dado de criança é tratado no melhor interesse dela. O § 1º exige o consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou do responsável. Registre esse aceite na matrícula, com data.
- Quem vê o quê. O professor precisa da chamada e do nome do aluno. Não precisa do CPF do responsável nem do histórico de pagamento.
- Saída dos dados. Peça, antes de assinar, uma exportação de teste com alunos, turmas, matrículas, mensalidades em aberto e presença. A escola que não consegue tirar os dados não consegue trocar de sistema.
- NFS-e no padrão nacional. Segundo a Fenacon, o padrão nacional da NFS-e é obrigatório para os municípios desde janeiro de 2026. Confirme que o sistema emite a nota no formato da sua cidade.
Como o CERNE resolve
O CERNE é o sistema da escola livre que também vende workshop e aula online, com o professor e o financeiro no mesmo cadastro.
- Turmas com matrícula e mensalidade. A matrícula conta a vaga e gera as aulas do mês. A mensalidade sai todo mês com o link de pagamento, pelo Asaas ou pelo Mercado Pago. O CERNE oferece também o cartão recorrente e o Pix Automático.
- Chamada no celular. O professor faz a chamada, e a presença do mês fica no sistema.
- Comissão e repasse. A comissão nasce com o pagamento, cai no estorno e fecha no repasse do mês. O professor vê só o que é dele.
- Workshop e aula online. O workshop vende por lote, com QR e fila de espera. O curso online libera o acesso por prazo e entrega o certificado com código.
- NFS-e e financeiro. A nota sai do pagamento confirmado, e o caixa fecha conferido.
- Pergunta direta. No assistente de IA, você pergunta "quanto vou repassar à Nina em outubro?". A resposta vem da operação.
Os módulos de turmas, aulas e parceiros do CERNE foram construídos na operação da The Middle, com professores parceiros e comissão. Com a operação estruturada, a The Middle migrou para o B2B e expandiu para outros ramos. Veja o fluxo da turma na página de eventos e aulas e o caminho do primeiro workshop à rede. Para a parte de ingressos, leia quanto a taxa da Sympla leva de cada ingresso.
Comece pelo diagnóstico
As tabelas deste texto usam uma turma de exemplo. As da sua escola usam as suas turmas, os seus professores e a sua cobrança. Comece pelo diagnóstico da sua operação: a nossa equipe levanta onde a mensalidade e o repasse fecham à mão e mostra o caminho. Agende o diagnóstico.
Perguntas frequentes
- Qual o melhor sistema para escola de cursos livres?
- O que junta, no mesmo cadastro, a matrícula com vaga contada, a chamada, a mensalidade recorrente, o repasse do professor e a nota de serviço. Se a escola também vende workshop ou curso online, o sistema precisa cobrir os dois sem outra plataforma.
- Como cobrar mensalidade de curso livre automaticamente?
- Com cartão recorrente ou com Pix Automático, que começou em 16 de junho de 2025. No Pix Automático, o aluno autoriza uma vez no app do banco, com valor máximo, e pode cancelar quando quiser. O link de pagamento mensal funciona, mas depende de o aluno pagar todo mês.
- Como calcular a comissão do professor de curso livre?
- Calcule sobre o que o aluno pagou, não sobre o que foi cobrado. A comissão nasce com o pagamento confirmado, cai se houver estorno e fecha no repasse do mês, com o professor vendo o próprio extrato.
- Preciso de Hotmart para vender aula online da escola?
- Não necessariamente. A Hotmart cobra 9,9% mais um valor fixo por venda e paga em 30 dias no padrão. Se o aluno já é da escola, a aula online pode ficar no mesmo sistema da turma, com acesso por prazo.
- Escola de curso livre pode guardar dados de aluno menor de idade?
- Pode, com cuidado. Pelo art. 14 da LGPD, o tratamento de dados de crianças precisa do consentimento específico de pelo menos um dos pais ou do responsável. Registre esse consentimento na matrícula e limite quem vê os dados.
Fontes
- Times Brasil, Banco Central lança hoje o Pix Automático, 04/06/2025
- Hotmart, Taxa Hotmart, lido em 26/10/2026
- Kiwify, Qual valor devo emitir na nota fiscal para o meu comprador, atualizado em 16/04/2024
- Fenacon, NFS-e padrão nacional obrigatória a partir de janeiro de 2026, 14/08/2025
- Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018
- Asaas, Preços e taxas, lido em 26/10/2026