¿De quién son los datos de la historia clínica en el sistema de la clínica?

Por la LGPD, la clínica es la controladora: es quien decide sobre el tratamiento de los datos. El proveedor del sistema es el operador y trata los datos según las instrucciones de la clínica (art. 39). El paciente tiene derecho de acceso a su propia historia clínica, por las normas del COFFITO y del CFP.

¿Cómo exportar la historia clínica del sistema antiguo?

Pide al proveedor la exportación completa por escrito: pacientes, agenda futura, evoluciones, evaluaciones, anexos y finanzas. Exige un formato abierto, como CSV para los datos y PDF por paciente para la lectura, y revisa una muestra antes de cancelar el contrato.

¿Cuánto tiempo tiene que guardar la historia clínica una clínica de fisioterapia o psicología?

El COFFITO (Resolución 414/2012) y el CFP (Resolución 001/2009) piden como mínimo 5 años desde el último registro. La Ley 13.787/2018 fija 20 años para la historia clínica digitalizada o electrónica. Ante la duda, guárdala por el plazo mayor.

¿La historia clínica electrónica de odontología necesita certificación?

Para prescindir del papel, sí. La Resolución CFO 91/2009 exige un sistema que cumpla el nivel NGS2 del manual CFM/SBIS, con firma digital ICP-Brasil. La historia clínica electrónica tiene guarda permanente, y la de papel, 10 años.

¿Cuánto tiempo lleva cambiar el sistema de la clínica?

Depende del volumen y del formato de la exportación. Un cambio planificado pasa por inventario, exportación de prueba, migración de la agenda futura, período en paralelo y revisión por muestra. Planifica algunas semanas de período en paralelo, con el sistema antiguo solo para consulta.

Cómo cambiar el sistema de la clínica sin perder la historia clínica

Por Victor Ferreira · 26 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

Para cambiar el sistema de la clínica sin perder la historia clínica, exporta todo antes de firmar con el nuevo proveedor y revisa una muestra. Guarda el archivo exportado durante el plazo que exige tu profesión. Usa los dos sistemas en paralelo hasta que la agenda futura y las evoluciones coincidan.

¿De quién son los datos cuando la clínica cambia de sistema?

Los datos son de la clínica y de los pacientes, no del proveedor. Por la LGPD, la clínica es la controladora, es decir, quien decide sobre el tratamiento de los datos (art. 5º, VI). El proveedor del sistema es el operador, que trata los datos en nombre de la clínica (art. 5º, VII).

Eso tiene tres consecuencias prácticas.

El operador sigue a la clínica. El art. 39 manda al operador tratar los datos según las instrucciones del controlador. Pedir la exportación completa es una instrucción.
El dato es sensible. El dato de salud es un dato personal sensible (art. 5º, II) y solo se puede tratar en los supuestos del art. 11. El cambio necesita cuidado con quién descarga, guarda y envía el archivo.
El paciente tiene acceso. La historia clínica de fisioterapia pertenece al paciente y debe quedar a su disposición (COFFITO 414/2012, art. 4º). En psicología, el usuario tiene acceso integral a lo que se registró (CFP 001/2009, art. 5º, II).

La clínica que pierde el acceso al sistema antiguo sigue siendo responsable de la guarda. Por eso, la exportación entra en el contrato del sistema nuevo y también en el cierre del antiguo.

El cambio es el caso común, no el raro. Según la TIC Saúde 2025 de Cetic.br, el 92% de los establecimientos de salud ya usa un sistema electrónico para registrar la información de los pacientes. Para la mayoría de los establecimientos, elegir sistema hoy es cambiar de sistema.

¿Cuánto tiempo tiene que guardar la clínica la historia clínica?

Al menos 5 años desde el último registro en fisioterapia y psicología. La ley de 2018 habla de 20 años para la historia clínica digitalizada o electrónica, y la odontología pide guarda permanente de la electrónica. Ante la duda, guárdala por el plazo mayor.

Profesión	Norma	Plazo mínimo de guarda	Medio electrónico
Fisioterapia y terapia ocupacional	COFFITO 414/2012, art. 6º	5 años desde el último registro	Aceptado; nombre completo y número del CREFITO justo después del registro (art. 2º)
Psicología	CFP 001/2009, art. 4º	5 años	Aceptado, en papel o informatizado (art. 1º)
Odontología	CFO 91/2009, arts. 7º y 8º	Permanente en la electrónica; 10 años en papel	Sin papel, solo con sistema NGS2 y firma ICP-Brasil (arts. 3º y 5º)
Historia clínica del paciente, en general	Ley 13.787/2018, art. 6º	20 años desde el último registro	Vale también para el documento generado en medio electrónico (§ 5º)

Nutrición, biomedicina estética y enfermería tienen normas propias, que este texto no cubre. Revísalas en el consejo de tu profesión.

El plazo cambia la migración. La clínica tiene que guardar el archivo exportado en un lugar seguro, y no solo el sistema nuevo. Si el sistema nuevo no importa algún dato, el archivo antiguo cubre la guarda.

¿Qué pedirle al sistema actual antes de firmar con el nuevo?

Pide la exportación completa por escrito, con formato, plazo y la lista de lo que incluye. Después, abre el archivo y revisa cinco pacientes conocidos, de la ficha al último anexo.

Dato	Formato que sirve	Por qué importa
Registro de pacientes	CSV, con CPF, teléfono y aceptación de contacto	Sin él, nada se conecta en el sistema nuevo
Agenda futura	CSV, con profesional, fecha, hora y estado	Es lo que detiene a la clínica el primer día
Evoluciones y evaluaciones	CSV para importar y PDF por paciente para leer	Es la historia clínica, con guarda obligatoria
Anexos (exámenes, fotos, consentimientos)	Archivos originales, con índice por paciente	Los artículos de exportación que leímos no dicen si vienen
Paquetes y saldos	CSV, con sesiones usadas y restantes	Sin ellos, el paciente pierde sesiones pagadas
Finanzas pendientes	CSV, con vencimiento y estado	Evita cobrar dos veces o dejar de cobrar
Registro de accesos	CSV o PDF	Muestra quién vio la historia clínica, si hay un reclamo

Hay proveedores que publican el camino. El centro de ayuda de iClinic describe la exportación en CSV o XLS de pacientes, historias clínicas, agenda y finanzas, hecha solo por el administrador. El de Clínica nas Nuvens describe un CSV con todos los datos, en hasta 1 día, y la historia clínica en PDF por paciente.

Ninguno de los dos artículos dice si los anexos entran en el archivo. Ese es el punto para preguntar por escrito, en cualquier sistema.

¿Cómo hacer el cambio en cinco etapas sin detener la agenda?

Empieza por la agenda futura, mantén el sistema antiguo solo para consulta durante algunas semanas y cancélalo después de la revisión. El orden garantiza que la recepción sepa, desde el primer día, quién viene mañana.

Inventario. Lista los profesionales, salas, servicios, paquetes, modelos de evaluación e integraciones (WhatsApp, Pix, factura). Lo que no está en la lista desaparece en el cambio.
Exportación de prueba. Pide una exportación completa antes de cerrar el contrato nuevo. Impórtala en el sistema nuevo y revisa cinco pacientes.
Agenda futura primero. Migra las citas de los próximos 60 días y los paquetes con saldo. La recepción pasa a agendar solo en el sistema nuevo a partir de una fecha acordada.
Período en paralelo. El sistema antiguo queda abierto solo para lectura, mientras el nuevo recibe las evoluciones. Cierra ese período cuando dejen de consultar el antiguo.
Revisión y guarda. Compara el conteo de pacientes, sesiones y anexos en los dos lados. Guarda el archivo exportado, con acceso restringido, durante el plazo de tu profesión.

Capacita a los profesionales en el nuevo modelo de evolución antes del primer día. Cambia la rutina de quien escribe en la historia clínica todos los días.

¿Cómo elegir el sistema nuevo para no pasar por esto otra vez?

Elige por lo que pasa a la salida, y no solo a la entrada. Un sistema fácil de usar y difícil de dejar repite el problema en el próximo cambio.

Exportación desde el propio panel. La clínica descarga todo sin abrir un ticket, en formato abierto, cuando quiera.
Anexos incluidos. Exámenes, fotos y consentimientos salen con el resto, ligados al paciente.
Registro de acceso. Cada acceso a la historia clínica y a los anexos queda grabado, con usuario, fecha y hora.
Roles por función. La recepción ve la agenda, y el profesional ve la historia clínica de sus propios pacientes.
Historia clínica adecuada a tu profesión. En odontología (CFO 91/2009) y en medicina (CFM 1.821/2007), prescindir del papel exige un sistema que cumpla los requisitos NGS2, con firma digital ICP-Brasil. Confírmalo antes de firmar.
API o integración documentada. Si el sistema se comunica con otros, la clínica no queda atada a un solo proveedor.
Contrato con la salida por escrito. Formato, plazo y costo de la exportación al cierre, antes de firmar.

Cómo lo resuelve CERNE

CERNE se vuelve el sistema de la clínica, u organiza los flujos encima del sistema que ya usa. En los dos casos, los datos siguen siendo de la clínica, con exportación completa.

Historia clínica para las profesiones sin historia clínica médica. Evaluación, sesiones, escala de dolor, plan de tratamiento y anexos quedan en una línea de tiempo del paciente. La ficha firmada queda bloqueada.
Acceso registrado. Cada profesional ve lo que su rol permite, y cada acceso a la historia clínica y a los anexos queda en el registro de auditoría.
Exportación completa. La clínica exporta la historia clínica y los demás datos cuando quiera, sin depender de un ticket.
Integración encima. Para quien usa Feegow, Ninsaúde o ProDoctor, que ofrecen API, CERNE integra la agenda y los pacientes. Si la clínica quiere cambiar, nuestro equipo hace el cambio acompañado, en las cinco etapas de arriba.
La historia clínica regulada queda en el sistema certificado. CERNE no sustituye la historia clínica médica ni la odontológica sin papel, que piden los requisitos NGS2 y firma ICP-Brasil. En esos casos, integra el sistema que la clínica ya usa.

El paquete de salud de CERNE nació en la operación de Avittá Fisioterapia, con agenda, historia clínica, portal del paciente y finanzas en un solo lugar. Mira los flujos en la página de salud y bienestar y las tarjetas de cada función.

Empieza por el diagnóstico

La lista de este texto sirve para cualquier cambio. La de tu clínica depende del sistema actual y del contrato. Empieza por el diagnóstico de tu operación: nuestro equipo lee la exportación de tu sistema y arma el plan del cambio contigo. Agenda el diagnóstico.

Preguntas frecuentes

¿De quién son los datos de la historia clínica en el sistema de la clínica?: Por la LGPD, la clínica es la controladora: es quien decide sobre el tratamiento de los datos. El proveedor del sistema es el operador y trata los datos según las instrucciones de la clínica (art. 39). El paciente tiene derecho de acceso a su propia historia clínica, por las normas del COFFITO y del CFP.
¿Cómo exportar la historia clínica del sistema antiguo?: Pide al proveedor la exportación completa por escrito: pacientes, agenda futura, evoluciones, evaluaciones, anexos y finanzas. Exige un formato abierto, como CSV para los datos y PDF por paciente para la lectura, y revisa una muestra antes de cancelar el contrato.
¿Cuánto tiempo tiene que guardar la historia clínica una clínica de fisioterapia o psicología?: El COFFITO (Resolución 414/2012) y el CFP (Resolución 001/2009) piden como mínimo 5 años desde el último registro. La Ley 13.787/2018 fija 20 años para la historia clínica digitalizada o electrónica. Ante la duda, guárdala por el plazo mayor.
¿La historia clínica electrónica de odontología necesita certificación?: Para prescindir del papel, sí. La Resolución CFO 91/2009 exige un sistema que cumpla el nivel NGS2 del manual CFM/SBIS, con firma digital ICP-Brasil. La historia clínica electrónica tiene guarda permanente, y la de papel, 10 años.
¿Cuánto tiempo lleva cambiar el sistema de la clínica?: Depende del volumen y del formato de la exportación. Un cambio planificado pasa por inventario, exportación de prueba, migración de la agenda futura, período en paralelo y revisión por muestra. Planifica algunas semanas de período en paralelo, con el sistema antiguo solo para consulta.

CERNE para Salud y bienestar. Agenda multiprofesional, confirmación, historia clínica, paquetes, liquidación a los profesionales y el portal del paciente en un mismo sistema. La IA trabaja dentro de la operación, y un equipo acompaña tu gestión. Mira cómo funciona o empieza por el diagnóstico de tu operación.

Fuentes

Victor Ferreira · Socio de IF Soluções y responsable de la arquitectura de CERNE: los módulos que comparten varias empresas, las integraciones por API con los sistemas que el cliente ya usa, los datos y la seguridad. Se encarga de que el flujo creado para un cliente se convierta en un módulo que sirve a otros mercados.